Menata Pola Kerja Mengelola Event

SID-PENONTON

Hilir mudik orang-orang ber-kostum itu tampak menunjukan bagaimana sulitnya mengelola sebuah acara. Pemandangan itu jangan salah bukan menjadi ukuran menjadikan sebuah pengelolaan tampak baik. Bisa saja pada saat berlangsung memang terjadi banyak masalah. Sebagai sebuah contoh, penyelenggaraan konser adalah saat yang paling menegangkan bagi orang-orang di belakang panggung. Jam ke jam, menit ke menit, detik ke detik berjalan dengan ketatnya rundown acara. Kesalahan yang diakibatkan oleh kurang disiplin menjaga waktu bisa fatal akibatnya, molornya acara atau yang paling pahit adalah dihentikan acara sebelum seharusnya berakhir.

Gambaran di atas hanya sebagian kecil saja bagaimana sulitnya membangun penyelenggaraan sebuah event. Jangankan melihat yang event besar. Sekecil apapun event yang direncanakan pasti ada saja masalah. (Baca : Mendesain Event Budaya) . Oleh sebab itu, cara berpikir yang paling tepat dalam mendesain sebuah event adalah berangkat dari masalah. Kumpulkan dan perkirakan semua masalah yang kemungkinan akan terjadi ketika berhadapan dengan event. Siapa sich yang mau gagal?

Sekali lagi, sebagai catatan bahwa mengelola event adalah sebuah proses sejak merencanakan, mempersiapkan, pelaksanaan, hingga menyusun pelaporan.

Tahap Perencanaan.

  1. Menetapkan konsep, misi, bentuk, target/sasaran, timwork, dll yang dirumuskan oleh tim kecil (tim kreatif).
  2. Menentukan langkah kerja dan penjadwalannya. (sertakan target ketercapaian).
  3. Merencanakan pendanaan.
  4. Mengumpulkan semua informasi yang terkait dengan event rancangan, seperti : no.telepon, email, sewa peralatan, chatering, artis, sponsor, nara sumber, dll.

Tahap Persiapan.

  1. Menyusun dan menetapkan tim pelaksanana yang sesuai dengan bidang yang dibutuhkan.
  2. Mengelola persoalan administrasi / kesekretariatan, seperti : penyusunan proposal, surat menyurat, MOU, logo, alamat darat, alamat eMail, website, ID Card, uniform (seragam), Handout, undangan, tiket, dll.
  3. Mulai memproses perijinan yang bersifat internal dan eksternal (seperti ; kepolisian, instansi terkait, pemadam kebakaran, medis, dll)
  4. Survei lokasi dan mencari informasi tentang penggunaan tempat.
  5. Pembuatan dan pengelolaan media publikasi, seperti Brosur, Poster, Pamflet, Spanduk/Baligho, dll. Media Sosial bisa saja digunakan untuk memperluas jaringan publikasi.
  6. Mengelola pendaftaran peserta / partisipan.
  7. Pendekatan kepada talent-talent (artis, narasumber, dll) yang dilibatkan dalam acara.
  8. Menyusun rancangan acara.
  9. Pendekatan dengan pihak-pihak penyandang dana.
  10. Melakukan pendekatan dengan semua penyedia jasa pengadaan peralatan yang dibutuhkan, seperti : Panggung, Sound System, Lighting System, Alat Komunikasi, Dekorasi, Listrik, Tenda, Fotografi, Video, Hotel, Kendaraan, dll.
  11. Mempublikasikan event, dihubungkan dengan peserta, partisipan acara, penonton, dll.
  12. Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat.
  13. Mengatur agenda persiapan akhir, loading area, logistic, gladi resik, check sound, dll.
  14. Mengadakan simulasi pelaksanaan. (awali dengan check peralatan teknis)
  15. dll

Dan rencanakan dengan detail semua masalah yang dimungkinkan akan muncul dalam proses persiapan ini.

  1. Koordinasi para pelaksana (briefing). Gunakan Tanda Khusus (ID card).
  2. Pemeriksaan peralatan : Alat Komunikasi, Sound System, Lighting System, Video, In Focus, dll.
  3. Memposisikan semua personil di pos masing-masing.
  4. Membuka pintu masuk area, mempersilakan peserta, penonton untuk masuk. (event sejenis seminar, workshop, lomba biasanya diawali dengan registrasi peserta).
  5. Persiapan pemateri, nara sumber, juri, talent, pengisi acara, dll.
  6. Menjalankan acara dengan selalu berkoordinasi dengan seluruh divisi penunjang, memonitor masalah yang muncul dan reaktif bertindak mengatasinya dengan tenang, memonitor durasi waktu. Sepanjang acara, MC (Master of Ceremony) selalu berusaha menjalin komunikasi dengan peserta/penonton.
  7. Memonitor peserta/ partisipan. Bertindak dengan tenang jika masalah muncul.
  8. Berkoordinasi dengan seluruh divisi.
  9. Pertimbangkan jadwal yang tepat kapan harus rehat, makan, shalat, dll.
  10. Menutup acara secara resmi, seperti : pengumuman pemenang, pembagian hadiah, dll.
  11. Membereskan semua peralatan dan kebersihan tempat yang digunakan.
  12. dll

Untuk sekedar menjadi contoh bagaimana gambaran memetakan pekerjaan bisa lihat contoh di bawah ini.

PETA EO_up

Pelaporan

Pada bagian pelaporan, bagaimanapun hasilnya tak boleh diabaikan. Sebagai wujud pertanggungjawaban pelaksana, laporan menjadi bagian yang tidak bisa ditunda. Makin cepat, makin baik. Laporan adalah sebuah bentuk tulisan yang menggambarkan sejauh mana ketercapaian sebuah acara, menggambarkan tentang berbagai kelemahan, menggambarkan tentang hasil atau ketercapaian. Apabila sebuah event merupakan bentuk kerjasama produksi, harus lebih mengangkat bagaimana citra sebuah produk mitra bisa diapresiasi peserta/ partisipan/ penonton yang terlibat. Alangkah lebih indah jika laporan dilengkapi media dokumentasi, seperti foto , video.

Sebagai wujud pelaksana yang bertanggungjawab, alangkah tepatnya jika setelah pelaksanaan seluruh event para panitia berkumpul kembali untuk mengevaluasi seluruh kinerja yang sudah dilakukan. Catat segala kekurangan yang ada untuk penyempurnaan pada kerja berikutnya.

Sebagai tambahan, langkah-langkah di atas bukanlah langkah yang baku. Artinya pada penyelenggaraan event apapun harus dilihat seberapa besar komponen-komponen yang memang dibutuhkan. Membuat sesuatu berlebihan akan terasa mubazir. Seperti tampak panitia yang lebih dominan dibanding peserta. Ini sesuatu yang rancu. Pokoknya disesuaikan saja. Okai..

Sekian. Semoga bermanfaat.

Tulisan Terakit :

  1. Manajemen Produksi
  2. Manajemen Sistematis Kunci Keberhasilan EO
  3. Manajemen Marketing EO
  4. Pengelolaan Pertunjukan Musik (pdf)
Media Social, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *